+48 42 632 40 42 biuro@galter.pl

W zeszłym roku, a dokładnie 25 maja, w całej Unii Europejskiej w życie weszło Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych – RODO. Rozporządzenie to wpłynęło na bardzo wiele czynników, a jednym z nich jest przechowywanie dokumentów w biurach, które zawierają dane osobowe, dane wrażliwe, zarówno pracowników, jak i klientów firm.

We wszystkich firmach dokumenty zawierające dane wrażliwe przechowywane są w dwojaki sposób. Z jednej strony dane przechowywane są online, z drugiej zaś wciąż nie odchodzi się od ponadczasowych dokumentów w formie papierowej.

Jeśli chodzi o dokumenty przechowywane online, to wcale nie są one tak naprawdę bardziej bezpieczne, niż te papierowe. Co roku firmy wydają ogromne sumy na zabezpieczanie informacji, właśnie tych znajdujących się w tzw. chmurze. Niestety w obecnych czasach ciągle dochodzi do wielu ataków hakerskich w celu zdobycia cennych informacji. O ile do niedawna przechowywanie dokumentów papierowych traktowane było raczej po macoszemu, o tyle wszystko zmieniło pojawienie się RODO. Rozporządzenie znacznie poniosło standardy ochrony danych osobowych, nie tylko w kwestii przechowywania dokumentów. Utrata, czy wypłynięcie danych wrażliwych z firmy doprowadzić może do znacznego zniszczenia reputacji firmy, ale przede wszystkim wiąże się z możliwością prowadzenia postępowania sądowego oraz nałożenia na firmę bardzo wysokich kar.

Podstawowe przepisy dotyczące przechowywania dokumentów

Urządzając archiwum, czy inne miejsce w biurze przeznaczone do przechowywania dokumentów, musimy pamiętać o przepisach i to nie tylko tych, które dotyczą RODO. Z jednej strony musimy pamiętać, aby do dokumentów był łatwy dostęp w przypadku kontroli, z drugiej zaś obowiązuje nas ochrona danych osobowych i danych wrażliwych. Tutaj do wyboru mamy na przykład szafy biurowe, czy regały przesuwne do archiwum. Mogą one być otwarte, co będzie znacznie ułatwiać dostęp do dokumentów, bądź zamknięte, co zaś ochroni dokumenty przed kurzem i światłem słonecznym. W przypadku regałów biurowych otwartych musimy pamiętać, że każdy będzie miał wtedy dostęp do dokumentów. Jeśli nie chcemy, aby tak było, zdecydujmy się na szafy biurowe zamykane na klucz, czy specjalny zamek.

Na wypadek wyjątkowo ważnych danych powinniśmy mieć w firmie szafy metalowe i szafy ogniotrwałe na dokumenty. Dzięki nim, nawet w przypadku pożaru, naszym dokumentom nic nie powinno się stać.

Meble biurowe, szafy na dokumenty muszą znaleźć się w każdym biurze. Tak, jak wspomnieliśmy wybór jest dość szeroki. Wybierając meble biurowe na dokumenty i ustawiając je w naszym biurze, musimy pamiętać, aby były one również w miejscu na co dzień dostępnym dla pracowników, niezbyt daleko od ich miejsca pracy. Według RODO każdy pracownik po zakończonej pracy danego dnia musi schować dokumenty, z których korzystał, do zamykanej szafy, a biurko musi pozostać na noc, czy na weekend, czyste.

Jednak oprócz spełniania wymogów prawa, szafy biurowe powinny być również funkcjonalne, a także mieć wpływ na odpowiedni wygląd biura. Biurowe meble metalowe to nie tylko bezpieczny i ognioodporny sposób na przechowywanie ważnych dokumentów, ale również nowoczesne meble biurowe. Dzięki odpowiednio dobranej kolorystyce mogą nadać każdemu wnętrzu stylu i charakteru.

RODO to nie tylko przechowywanie

Rozporządzenie RODO mówi nie tylko o sposobie przechowywania, ale również o niszczeniu dokumentów. Niedopuszczalne jest wyrzucanie dokumentów zawierających dane wrażliwe do zwykłego kosza na śmieci. Tutaj możemy zdecydować się na usługi firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty lub na zakup wydajnych i nowoczesnych niszczarek do dokumentów.

Znajdź nas na Facebooku

ul. Legionów 93/95

91-072 Łódź

42 632 40 42