Jak na nowo przygotować biuro na powrót pracowników?
Wybuch pandemii COVID-19 postawił wszystkich przed wieloma nowymi wyzwaniami. Rządy wprowadzały coraz to nowsze obostrzenia, w tym również lockdown, co miało ograniczyć rozprzestrzenianie wirusa i liczby nowych zachorowań. Jednym z zaleceń specjalistów było przejście pracowników z pracy w biurze do pracy w domu, czyli na tzw. home office. W wielu przedsiębiorstwach taka forma pracy przyjęła się na tyle, że całkowicie zrezygnowano z biur. Nie każda firma jednak może sobie pozwolić na takie rozwiązanie, więc przy zmniejszeniu liczby zachorowań postanowiono przywrócić pracę stacjonarną i na nowo otwarto biura. Nowa rzeczywistość wymusiła wprowadzenie zmian w aranżacji biura, aby w pełni móc zapewnić pracownikom poczucie bezpieczeństwa oraz ograniczyć możliwość zarażenia.
Oficjalne zalecenia – praca w biurze
Pracodawcy, przy powrocie pracowników do biur, musieli zapewnić im kilka podstawowych elementów zwiększających bezpieczeństwo w biurze. Pierwszym z nich jest umożliwienie zachowania dystansu społecznego. Oznacza to, że miejsca pracy muszą być oddalone od siebie na minimum 1,5 m. Jeśli to tylko możliwe, powinny być również od siebie oddzielone. Pracodawcy wykorzystują w tym przypadku przegrody w plexi lub ścianki akustyczne. Te drugie zapewniają nie tylko oddzielenie od innej osoby, ale również ograniczają hałas i dają poczucie prywatności.
Dystans społeczny powinien być również zachowany w częściach wspólnych, czyli pokojach relaksu, pomieszczeniach socjalnych, a nawet na korytarzach. Dodatkowo, każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić w miejscu pracy środki ochrony osobistej i dezynfekujące, czyli jednorazowe maseczki, jednorazowe rękawiczki oraz płyny do dezynfekcji rąk i przedmiotów.
Powrót pracowników do biur sprawił, że konieczne było przearanżowanie przestrzeni i wprowadzenie nowych elementów. Biurka musiały zostać od siebie odsunięte na odpowiednią odległość, a niektóre nawet wyłączone z użytkowania. Pomiędzy miejscami pracy zostały ustawione płyty plexi i panele akustyczne, które miały oddzielić od siebie pracowników. Innymi zabiegami było ograniczenie liczby osób, które mogły jednocześnie przebywać w różnych pomieszczeniach – kuchni, szatni, czy sali konferencyjnej. W wielu miejscach musiały również pojawić się dodatkowe elementy wyposażenia, gdzie mogły być przechowywane środki ochrony osobistej.
Praca w biurze – nowe rozwiązania
Zmiany w codziennej pracy wymusiły powstanie nowych, często eksperymentalnych rozwiązań. Jednym z nich jest praca hybrydowa polegająca na częściowej pracy z biura i z domu. Taki podział może dotyczyć poszczególnych dni tygodnia, dłuższych okresów, a także konkretnych pracowników. Pracodawcy dzielili pracowników na grupy i ustalali, która grupa w jakie dni może korzystać z biura. W efekcie w przestrzeni biurowej było mniej osób, łatwiej było zachować dystans społeczny, a także malały szanse na zakażenie COVID-19. W przypadku wystąpienia choroby w biurze, kwarantanną była objęta tylko połowa załogi, a nie wszyscy pracownicy.
Innym systemem było wprowadzenie biurek hot desk. Jest to rozwiązanie dobre dla tych firm, które dysponują ograniczoną przestrzenią i nie mogą zapewnić pełnego dystansu społecznego. W przypadku pracy hybrydowej, gdzie tylko część pracowników jest w biurze danego dnia, nie ma już przypisanych miejsc pracy. Pracownicy mogą korzystać z dowolnie z dostępnych biurek, wcześniej rezerwując je za pomocą systemu. W tej sposób pracodawca ma również pieczę nad tym ile osób dane dnia było w biurze, a także kto był obecny.
Przygotowując biuro na powrót pracowników warto skorzystać z nowoczesnych rozwiązań. Te, które będą najbardziej przydatne to ścianki akustyczne, budki akustyczne, a także mobilne meble biurowe (na kółkach), które z łatwością w razie potrzeby można przestawić w nowe miejsce. Dobrej jakości meble sprawią, że pracownicy poczują się znacznie bezpieczniej i chętniej będą odwiedzać biuro.