Osoba, która zajmuje się rachunkowością, czyli księgowy albo księgowa, może być pracownikiem firmy lub stanowić zewnętrzny podmiot gospodarczy. W obu przypadkach, aranżacja wnętrza biura rachunkowego nie może być przypadkowa, gdyż praca ta obarczona jest dużą odpowiedzialnością i nie powinno być w niej miejsca na bałagan. Biuro księgowe są także miejscem spotkań z interesantami, dlatego powinno być odpowiednio do tego przystosowane.
Przed rozpoczęciem urządzania biura księgowego warto zapoznać się na najnowszymi trendami w zakresie projektowania takich przestrzeni, z ofertą mebli biurowych i zainspirować się aranżacjami dostępnymi w prasie oraz internecie. Względy estetyczne i design biura odzwierciedlają charakter działalności oraz status firmy. Wysoka jakość wyposażenia i jego komfort mają wpływ na postrzeganie firmy przez osoby z zewnątrz. Choć oczywiście najważniejsza jest wiedza osoby prowadzącej rachunkowość, takie wrażenia jak widok rozrzuconych kartek, obskurne meble i niewygodne krzesła na pewno nie wzbudzą zaufania i chęci do przebywania w takim miejscu. Bezpieczeństwo i funkcjonalność to podstawa do prawidłowego działania biura rachunkowego. W takim miejscu odpowiedni dobór i usytuowanie mebli pełni kilka ról, takich jak: zapewnienie ochrony przechowywanych w nich danych, możliwość wykonywania pracy w skupieniu oraz uzyskanie komfortowej przestrzeni dla klientów. Jak to osiągnąć?
Z uwagi na charakter działalności, należy podzielić przestrzeń biura na część pracowniczą i część, w której można swobodnie, z zachowaniem pewnej dyskrecji porozmawiać z klientem, a także przekazać i omówić dokumenty. W biurze rachunkowym, gdzie przechowuje się ogromną ilość danych, także osobowych muszą znaleźć się szafy zamykane na klucz. Ich gabaryty powinny zapewnić możliwość przechowywania segregatorów i innych dokumentów wielkości A4. Oprócz dużych szaf na akta, warto wyposażyć się w komody z szufladami na kartoteki, a także różnego rodzaju artykuły biurowe, które zawsze powinny być pod ręką. Materiały, których nie trzeba przechowywać w zamknięciu, można umieścić na półkach i otwartych regałach. W biurze oczywiście nie może zabraknąć takich mebli, jak biurka i krzesła / fotele biurowe, przystosowanych także do bieżącej obsługi klientów. Odpowiedniej wielkości blat musi dać księgowej / księgowemu możliwość swobodnego wykonywania pracy, zapewnić miejsce na sprzęty, takie jak komputer czy drukarka, a także – co ma często miejsce w biurze rachunkowym – zapewnić przestrzeń dla klienta siedzącego po przeciwnej stronie. Tu kluczowe znaczenie ma głębokość blatu, która pozwala na uzyskanie optymalnego dystansu między pracownikiem a klientem – tak, aby mogli spokojnie porozmawiać bez ryzyka wzajemnego obijania się kolanami czy strącenia jakiegoś przedmiotu ręką. Biurko może mieć nie tylko różną wielkość, lecz także kształt, który umożliwi na przykład spotkanie nawet trzech osób. Designersko wygięte i zaokrąglone wpłynie na korzyść estetyki pomieszczenia i na pewno zapadnie w pamięć naszego gościa.
Samopoczucie i stan zdrowia mają ogromny wpływ na sprawność i jakość wykonywanych obowiązków, a więc nie należy bagatelizować kwestii związanych z wyposażeniem stanowiska pracy. Krzesło lub fotel biurowy pracownika biura rachunkowego musi zapewnić mu komfortową pracę przez wiele godzin dziennie. Standardowo powinno mieć możliwość regulacji wysokości i nachylenia siedziska. Zastosowanie specjalnych, często siatkowych tkanin pozwala na swobodną cyrkulację powietrza, a wilgoć i ciepło z ciała są odprowadzane na zewnątrz. O ile krzesło biurowe rządzi się swoimi prawami, krzesło klienta może być wykonane w innym stylu, z uwagi na jego nieco odmienną funkcję. Może przybrać formę bardziej kubełkową, z niższym oparciem, bez kółek i podłokietników. Oczywiście, jego wygoda ma również duże znaczenie dlatego warto zwrócić uwagę na dostosowanie wysokości siedziska do blatu biurka oraz odpowiednie wyprofilowanie oparcia.
Biuro rachunkowe, tak jak każde inne, może być wykonane w określonym stylu. Na to, czy będzie to klasyczna, modernistyczna czy bardziej surowa, industrialna przestrzeń, wpływ mają materiały, z jakich są wykonane meble, dodatki, a także ich kolorystyka i kształt. Niezależnie od preferowanego stylu warto mieć świadomość, że na szklanych i chromowanych elementach szybciej widać zabrudzenia i odciski palców niż na jasnych, matowych powierzchniach. W miejscach, które są odwiedzane często przez klientów warto postawić na praktyczne i sprawdzone rozwiązania, które będą mieć także wpływ na jakość pracy i samopoczucie pracowników. Należy więc unikać przeładowania jaskrawymi kolorami na rzecz stonowanych barw i postawić na gładkie, bądź kojarzące się z naturą struktury (drewno, kamień).
W przypadku większych przestrzeni w biurze rachunkowym można wyodrębnić recepcję i poczekalnię dla klientów, w której znajdą się takie meble jak stolik kawowy, sofa, fotele i lada recepcyjna. To miejsce, w którym klient będzie mógł poczekać na wizytę w komfortowych warunkach i już na tym etapie zacznie wyrabiać sobie opinię na temat biura. Z tego powodu należy dużą wagę przyłożyć także do odpowiedniej jakości materiałów wykończeniowych, sprzętów oraz dekoracji. W poczekalni może znaleźć się automat na wodę, kawę i herbatę, a także miejsce na ułożenie folderów czy czasopism branżowych (stojak, regał lub blat stołu).
Ważną kwestią mającą wpływ na pracę w biurze księgowym jest jego oświetlenie. Aranżując przestrzeń należy mieć na uwadze dostęp do światła dziennego i ustawiając meble starać się, aby go nie przysłaniały. To nie tylko kwestia estetyki, lecz także oszczędności. Z tego powodu oświetlenie sztuczne powinno pochodzić z energooszczędnych, ekologicznych i ledowych żarówek o odpowiedniej mocy, dostosowanej do miejsca padania światła. O tę kwestię należy zadbać szczególnie w okolicy biurka, na którym powinna stać lampa z możliwością regulacji. Podczas pracy przed komputerem, światło padające bezpośrednio na blat będzie przeszkadzać, z kolei przy omawianiu dokumentów może to być wskazane.
W przestronnym, jasnym i miłym dla oka pomieszczeniu chętniej się spędza czas, także jeśli chodzi o pracę. Aby ocieplić wnętrze, dodać mu energii i poprawić jakość powietrza warto zaopatrzyć się w rośliny. W dopasowanych osłonkach będą pełnić funkcję dekoracyjną. Także wszelkiego rodzaju dekoracje, jak obrazy, plakaty oraz designerskie lampy ożywią pomieszczenie i nadadzą mu niepowtarzalnego charakteru.
Urządzanie biura rachunkowego, jak zresztą każdej przestrzeni biurowej może być nie lada wyzwaniem pod względem wyobraźni, finansów i czasu. Na szczęście są takie firmy jak Galter, który z powodzeniem od lat trudni się dystrybucją mebli biurowych, doradztwem i projektowaniem wnętrz. Takie rozwiązanie jest bezpieczne i oszczędne. A dlaczego? Dzięki wieloletniej współpracy z producentami mebli biurowych Galter może zaproponować atrakcyjne cenowo rozwiązania, a oddając projektowanie biura w ręce profesjonalistów można zyskać wiele cennego czasu i zaoszczędzić sobie niepotrzebnych nerwów.