Trudno jest wyobrazić sobie przestrzeń biurową bez odpowiednio przygotowanego miejsca na przechowywanie dokumentów firmowych. Znaczenie bezpiecznej archiwizacji jest jeszcze większe od 25 maja 2018 roku, kiedy to w całej Unii Europejskiej w życie weszło Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych – RODO. Jak zatem zadbać o przechowywanie dokumentów w biurze?
Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów
Rozporządzenie RODO miało duży wpływ na bardzo wiele czynników, ale jednym z największych wyzwań okazało się przechowywanie dokumentów w biurach. Szczególnie istotne są te materiały, które zawierają dane wrażliwe, czyli dane osobowe, zarówno pracowników, jak i klientów, czy kontrahentów. Pomimo tego, że technologia bardzo szybko się rozwija i mamy coraz większą możliwość przechowywania dokumentów w sieci, w tzw. chmurze, niektóre pisma muszą być wciąż dostępne również na papierze. Dodatkowo należy pamiętać, że o ile przechowywanie dokumentów online jest wygodniejsze, wcale nie oznacza, że jest bardziej bezpieczne. Każdego roku firmy muszą dbać o zabezpieczanie posiadanych informacji, wydając w ten sposób ogromne sumy pieniędzy. Mimo to, często dochodzi do ataków hakerskich, których celem jest właśnie zdobycie informacji.
Przed wprowadzeniem RODO dokumenty w firmach były przechowywane w, można powiedzieć, klasyczny sposób. Segregatory wypełnione pismami układano w ogólnodostępnych szafach lub regałach, które znajdowały się w pokojach lub archiwum. Rozporządzenie RODO zmieniło i znacznie poniosło standardy ochrony danych osobowych, w tym również w kwestii przechowywania dokumentów. Utrata lub wypłynięcie danych wrażliwych wiąże się z nałożeniem na firmę wysokich kar finansowych, a także z możliwością prowadzenia postępowania sądowego. To wszystko zaś z pewnością wpłynie na utratę przez przedsiębiorstwo reputacji i zaufania klientów.
Szafy na dokumenty – aranżacja przestrzeni
Urządzając archiwum lub miejsce do przechowywania dokumentów należy pamiętać o przepisach i to nie tylko tych, które wynikają z rozporządzenia RODO. Z jednej strony muszą szafy biurowe powinny ograniczać dostęp do dokumentów osobom nieupoważnionym. Dlatego też istotnym jest, aby dokumenty były przechowywane w szafach na dokumenty, a nie na regałach biurowych. Dodatkowo, szafy takie powinny być zamykane na klucz lub szyfr.
Ważne dokumenty biurowe, które ze względów prawnych należy przechowywać przez kilka lat, powinny znajdować się w szafach metalowych lub ogniotrwałych szafach na dokumenty. w przypadku zdarzeń losowych takich, jak pożar, czy zalanie, możemy czuć się bezpiecznie, że nasze pisma w takiej sytuacji nie ucierpią. Jest to o tyle ważne, że owe dokumenty są potrzebne na wypadek kontroli urzędów.
Bardzo dobrym wyborem, szczególnie dla placówek, które borykają się z problemem przechowywania dużej ilości dokumentów, są regały przesuwne do archiwum. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zaoszczędzić miejsce w pomieszczeniu, a także czas na odnalezienie potrzebnych materiałów. Regały jezdne są niezwykle wygodne i ułatwiają codzienną pracę z dokumentami.
Przechowywanie dokumentów a meble biurowe
Takie meble biurowe, jak szafy na dokumenty powinny znaleźć się w każdym biurze. Wybór mebli proponowanych przez producentów jest bardzo szeroki, od regałów klasycznych, przez szafy na dokumenty, po nowoczesne regały przesuwne. Kupując meble biurowe na dokumenty i ustawiając je w przestrzeni biurowej warto pamiętać, aby były one ustawione w miejscu dostępnym dla pracowników, a także niezbyt daleko od ich miejsca pracy. Zgodnie z RODO każdy pracownik musi schować wykorzystywane dokumenty na koniec dnia pracy do zamykanej szafy, a biurko musi pozostać na puste na czas jego nieobecności.
Szafy na dokumenty, podobnie jak pozostałe elementy wyposażenia, powinny być schludne, eleganckie i tworzyć spójną całość z innymi meblami biurowymi. Dlatego też warto postawić na nowoczesne systemy meblowe, dzięki którym możemy zaaranżować całą przestrzeń biurową. Meble biurowe do przechowywania dokumentów powinny być wyprodukowane z materiałów wysokiej jakości. Solidność mebla w tym przypadku jest niezwykle istotna ze względu na ciężar. Odpowiednia klasa wykonania zapewni nam wiele lat użytkowania i bezpiecznego przechowywania dokumentów.