28 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Rozporządzenie to określa przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, a także przepisy o swobodnym przepływie tych danych. Konieczność podporządkowania najnowszym przepisom postawiła firmy, placówki medyczne, czy placówki użyteczności publicznej przed trudnym wyzwaniem – dostosowania przestrzeni biurowej i codziennej działalności przedsiębiorstwa do nowych przepisów.
W przypadku danych i materiałów cyfrowych konieczne było wprowadzenie nowych sposobów pozwalających na spełnianie wymogów RODO oraz zapewniających bezpieczeństwo danych. Cyberbezpieczeństwo stało się istotną częścią działalności każdej firmy. W przypadku dokumentów papierowych konieczne było zapewnienie mebli biurowych, w tym szaf i regałów na dokumenty do przechowywania dokumentów, bezpiecznej archiwizacji oraz niszczenia niepotrzebnych materiałów. Rozporządzenie RODO co prawda nie określa dokładnie jakie meble biurowe powinny znaleźć się w biurach. Podkreśla jednak fakt, że dokumenty powinny być prawidłowo zabezpieczone, adekwatnie do wartości przechowywanych danych i ewentualnych zagrożeń. Złamanie przepisów RODO wiąże się z wysokimi karami finansowymi. Jakie szafy na dokumenty kupić, aby bezpiecznie przechowywać wrażliwe dane?
Rodzaje szaf na dokumenty
Niezależnie od charakteru przedsiębiorstwa konieczne jest przechowywanie i archiwizowanie dokumentów. Szafy na dokumenty posłużą do przetrzymywania segregatorów, teczek oraz innych materiałów zawierających dane osobowe pracowników, klientów, czy uczniów. Do biur i instytucji publicznych wybierane są meble biurowe, które podzielone są na trzy klasy:
- Klasa A – do przechowywania dokumentów niejawnych posiadających klauzulę „poufne”
- Klasa B – do przechowywania dokumentów niejawnych mających klauzulę „tajne”
- Klasa C – do przechowywania dokumentów niejawnych z klauzulą „ściśle tajne”
Wychodząc naprzeciw potrzebom formalnym opisanym prawnie i oczekiwaniom klientów, w asortymencie sklepu Galter dostępne są wysokiej jakości meble biurowe do przetrzymywania dokumentów: szafa metalowa aktowa, szafa metalowa skrytkowa, szafa metalowa aktowo-kartotekowa, regały jezdne i regały przesuwne do archiwum. Do przechowywania dokumentów zgodnie z RODO szczególnie polecamy wysokiej jakości meble metalowe, które są trwałe i odporne na działanie czynników zewnętrznych.
Meble metalowe najlepiej sprawdzą się do gromadzenia i magazynowania dokumentów. Ze względu na materiał oraz sposób wykonania, meble te są wytrzymałe, służą przez wiele lat, a także chronią przechowywaną zawartość przed światłem, czy wilgocią. Każdy taki mebel wyposażony jest w zamek na klucz lub zamek elektryczny, który stanowi trwałe zamknięcie uniemożliwiające dostęp do materiałów osobom trzecim. Meble metalowe, ze względu na różnorodność modeli i wymiarów, z łatwością można przystosować do wielkości pomieszczenia oraz ilości magazynowanych dokumentów. Zastosowanie różnorodnych półek, szuflad i przegródek zapewnia możliwość wygodnej segregacji oraz szybkiego odnalezienia potrzebnych dokumentów.
Metalowe szafy na dokumenty
Metalowe szafy aktowe dostępne są w dwóch wariantach – z drzwiami jednoskrzydłowymi i dwuskrzydłowymi. Tego typu meble cieszą się bardzo dużą popularnością, ponieważ gwarantują wygodne, bezpieczne przechowywanie dokumentów, a także prezentują się wyjątkowo estetycznie. Szafa aktowa jest meblem wszechstronnym, dzięki możliwości zastosowania zróżnicowanego wyposażenia wnętrza. W metalowej szafie na dokumenty można zastosować półki przestawne, półki wysuwne, szuflady pełne oraz szuflady ramowe. Maksymalne obciążenie każdej półki to 60kg. Drzwi szaf wyposażone są w schowane zawiasy, a dla zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa szafy ryglowane są w dwóch punktach, na górze i na dole drzwi.
Ogromną zaletą metalowych szaf aktowych jest malowanie ich metodą proszkową. Dzięki temu otrzymujemy wysokiej jakości mebel w szerokiej gamie kolorów. Meble są estetyczne, dobrze się prezentują i pasują praktycznie do każdego wnętrza. Szafy są łatwe w utrzymaniu czystości. Do ich pielęgnacji wystarczy delikatna ściereczka i płyn do mycia naczyń. Systematyczna konserwacja mebla natomiast sprawia, że jego renowacja lub wymiana na nowy jest znacznie rzadsza. Decydując się na metalowe szafy na dokumenty warto postawić na solidny mebel wysokiej jakości, wykonany z dbałością o wszelkie szczegóły.
Szafy na dokumenty zgodne z RODO
Pomimo tego, że przepisy RODO nie określają jednoznacznie w jakich meblach biurowych należy przechowywać dokumenty, nie można zapominać, że to właśnie odpowiednio zaprojektowane meble na dokumenty zapewniają bezpieczeństwo danych wrażliwych. Chronią je nie tylko przed działaniem czynników zewnętrznych, takich jak kurz, wilgoć, czy światło, ale przede wszystkim przed osobami trzecimi. Zastosowanie różnego typu zamków uniemożliwia łatwy dostęp do dokumentów, a obecność rygli ogranicza szansę na włamanie i kradzież magazynowanych materiałów. Metalowe szafy kartotekowe i aktowe, dzięki swojej uniwersalności, wszechstronności i funkcjonalności, są idealne do przechowywania akt osobowych, kartotek pacjentów, umów, czy innych poufnych dokumentów biurowych.