Recepcja to miejsce, które niewątpliwie pełni rolę reprezentacyjną w biurze. Można powiedzieć, że to jego serce, gdyż tam udzielane są pierwsze i niezbędne informacje, stamtąd klienci są kierowani w odpowiednie miejsca. Oczywiście, najważniejszą rolę pełni osoba, która znajduję się na stanowisku recepcji – jej uśmiech, uprzejme zachowanie, a także schludny wygląd. Na wizerunek recepcji składa się także jej otoczenie, w tym kolorystyka, rodzaj, jakość mebli oraz dodatki. Jakie meble wybrać do recepcji, aby prezentowała się jak najlepiej?
Pomieszczenie recepcji, czyli miejsca z ladą, do której kierują się klienci, kontrahenci, czy pacjenci, w celach informacyjnych, dla potwierdzenia wizyty, załatwienia formalności itp., to standard w hotelach, przychodniach, centrach spa, salonach kosmetycznych, czy biurach. Wizerunkowo miejsce to powinno być spójne z resztą pomieszczeń – pod kątem stylu i kolorystyki, jednak warto je dodatkowo wyróżnić. Tak, jak w przypadku gabinetu i innych, reprezentacyjnych miejsc, recepcja powinna na przybyłych gościach wywierać dobre wrażenie. Recepcja może podkreślić poważny, elitarny charakter przedsiębiorstwa lub instytucji wysokiej jakości materiałami wykończeniowymi, takimi jak kamień i drewno. Z kolei, nowoczesny styl wyróżni żywa kolorystyka oraz geometryczne formy.
Lada recepcyjna dawno przestała kojarzyć się z wysokim, topornym meblem w kolorze calvadosu. W zależności od charakteru działalności i wielkości pomieszczenia, może przybierać różne kształty i kolory. Może być także wykonana przy użyciu takich tworzyw, jak metal, szkło i laminowane płyty meblowe. Przy wyborze lady należy zwrócić uwagę także na takie elementy, jak oświetlenie, które może stanowić jej integralną część. Odpowiednie oświetlenie podnosi atrakcyjność mebla i przyciąga wzrok. Z tego powodu w ofercie lad recepcyjnych można wyróżnić lady z podświetlanym cokołem. Oprócz samego designu, ważna jest funkcjonalność mebla. W zależności od charakteru działalności, np. w hotelu czy przychodni, recepcja może być miejscem, które jest stale oblegane przez klientów. Lada recepcyjna powinna być skonstruowana tak, aby pomóc w utrzymaniu porządku nawet przy ciągłej, intensywnej obsłudze. Z tego względu lada recepcyjna powinna być wyposażona w dwa blaty. Wyższy od strony klienta oraz niższy, znajdujący się po stronie pracownika. Wówczas klient ma w zasięgu wzroku tylko niezbędne, przedstawione mu dokumenty, a pracownik może wykonywać obsługę zarówno z pozycji siedzącej, jak i stojącej.Warto uwzględnić fakt, że firmę mogą odwiedzać osoby niepełnosprawne, poruszające się na wózkach inwalidzkich. Z tego względu modele lad recepcyjnych mogą być dodatkowo wyposażone w dodatkowy, niższy blat, który sprawdzi się także w sytuacji, gdy formalności załatwiane z klientem zajmą więcej czasu.
Aby nie dopuścić do bałaganu, lada recepcyjna powinna być wyposażona w funkcjonalne schowki, takie jak szafa żaluzjowa. Dobór nie tylko koloru, lecz także kształtu lady powinien być dobrze przemyślany, aby mebel zapewniał ergonomiczne wykorzystanie przestrzeni. Falisty kształt pozwala zwiększyć powierzchnię blatu, nie zabierając zbyt wiele miejsca, z kolei ścianki lady ustawione pod kątem prostym dobrze sprawdzą się w mniejszych pomieszczeniach.
Aranżując miejsce recepcji należy przede wszystkim stawiać na komfort pracy i wygodę personelu, a także sprawną obsługę klienta. Odpowiednio umieszczone blaty o różnych wysokościach zwiększą funkcjonalność lady recepcyjnej. Jako, że miejsce recepcji jest zazwyczaj mocno wyeksponowane, warto zadbać o to, aby całe otoczenie odpowiednio się prezentowało. W zależności od charakteru danego miejsca i jego wielkości, przestrzeń można uzupełnić o poczekalnię, w której znajdą się siedziska dla oczekujących gości. Mogą to być krzesła, fotele lub sofa ze stolikiem kawowym. Warto zwrócić uwagę na ich design, a także rodzaj zastosowanych materiałów i jakość ich wykonania. Klimat wnętrza tworzą dodatki – lampy, dekoracje oraz kwiaty – zarówno cięte, jak i doniczkowe. W otoczeniu recepcji mogą znaleźć się także elementy funkcjonalne, które zapewnią dodatkową wygodę odwiedzającym, takie jak wieszaki na odzież.
Projektowanie przestrzeni biurowej, w tym recepcji nie jest łatwym zadaniem, dlatego warto skorzystać z pomocy projektanta, który przy uwzględnieniu oczekiwań klienta zaaranżuje przestrzeń w ergonomiczny sposób.