Archiwum to pomieszczenie, które umożliwia bezpieczne przechowywanie ważnej dokumentacji oraz ułatwia zachowanie porządku. Biura, placówki medyczne i instytucje, z uwagi na ochronę danych oraz konieczność magazynowania dużej ilości dokumentów często wydzielają osobną przestrzeń, dostępną dla wybranych pracowników. Teoretycznie zaprojektowanie archiwum nie powinno sprawić trudności, jednak sam dobór mebli, czyli regałów należy dobrze przemyśleć. Ważne, aby miejsce to umożliwiało segregację dokumentów i łatwy dostęp do nich. Nowoczesne rozwiązania, do jakich należą regały przesuwne są najlepszym i najbardziej ergonomicznym sposobem zagospodarowania archiwalnego pomieszczenia.
Dobra organizacja pracy i bezpieczeństwo danych w archiwum to podstawa. Regały do archiwum powinny charakteryzować się dużą stabilnością, trwałością i odpornością na czynniki zewnętrzne. W zależności od wielkości pomieszczenia archiwum oraz ilości przechowywanej dokumentacji stosowane są tradycyjne, metalowe regały bądź regały przesuwne. Choć te pierwsze, są ekonomicznym rozwiązaniem, to regały z możliwością przesuwania pozwalają na dostosowanie ich zarówno do bardzo dużych, jak i niewielkich powierzchni. To, co je wyróżnia, to obecność szyn jezdnych. Wykonane z jednolitego materiału, bez łączeń zapewniają stabilną pracę, a elementy oporowe zapobiegają przesuwaniu się poza wytyczony obszar. Na co jeszcze warto zwrócić uwagę wybierając regały przesuwne do archiwum? Dobrze, jeśli elementy obrotowe osadzone na zakrytych łożyskach kulkowych są samosmarowne, dzięki czemu nie wymagają konserwacji. Regały powinny być także wyposażone w odbojniki, które zabezpieczą je przed uderzaniem jeden o drugi. Zastosowanie odpowiedniego napędu łańcuchowo-korbowego z przekładnią redukcyjną pozwala na przesuwanie regałów bez konieczności użycia dużej siły. Bezpieczeństwu i komfortowi obsługi regału przesuwnego służy także ergonomiczny kształt uchwytu i pokrycie z antypoślizgowego tworzywa. Malowanie proszkowe zabezpiecza meble przed korozją i działaniu czynników zewnętrznych. Półki wykonane z solidnej, giętej blachy zapewniają wysoką wytrzymałość i udżwig rzędu 80 kg/mb. Regały archiwalne są wyposażone w metalowe, również malowane proszkowo fronty, które służą zabezpieczeniu przechowywanych dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu walorów estetycznych. Dodatkowo, są wyposażone w szyldy, które umożliwiają ich oznaczanie i numerowanie. Cała konstrukcja musi zapewnić stabilność i ochronę przed przewróceniem.
Archiwum, jako pomieszczenie musi zapewnić bezpieczeństwo zarówno dokumentom, jak i osobom, które w nim przebywają. Z tego powodu należy zwrócić uwagę na mechanizmy zabezpieczające. Stabilne regały z możliwością przesuwania pozwalają zagospodarować nawet niewielką przestrzeń. Trwałość, stabilność i odporność na zniszczenie to cechy, które pozwolą na ich długotrwałe użytkowanie. Regały przesuwne doskonale sprawdzą się zarówno w ogromnych archiwach państwowych, jak i szpitalach, budynkach użyteczności publicznej, szkołach, biurach czy hurtowniach. Są dostosowane do przechowywania różnej wielkości dokumentów, pudeł archiwizacyjnych czy segregatorów. Solidna, stalowa konstrukcja i odpowiednio wyprofilowane blachy stalowe pozwalają na bezpieczne utrzymanie bardzo dużych ciężarów.
Podczas aranżacji biura warto wyodrębnić w nim osobną przestrzeń na przechowywanie dokumentów. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko ich zagubienia czy kradzieży. Ponadto, osoby uprawnione dokładnie wiedzą, gdzie się znajdują dokumenty, mogą w łatwy sposób po nie sięgać i odkładać na wyznaczone miejsce. Wymogi związane z bezpieczeństwem danych osobowych określonych przez RODO oraz koniecznością przechowywania dokumentów do kilku lat wstecz obliguje firmy i instytucje do założenia specjalnego archiwum. Jakie meble zamontować w tego typu pomieszczeniu? Warto rozważyć wybór regałów przesuwnych, które znacznie ułatwią pracę i zagospodarowanie przestrzeni.