Sala konferencyjna to miejsce, w którym spotykają się pracownicy oraz odbywają się rozmowy biznesowe z klientami i kontrahentami. Omawiane są szczegóły umów, ofert i kontraktów, odbywają się szkolenia, narady, a czasem także rozmowy kwalifikacyjne. Z tego względu przestrzeń ta powinna być zaprojektowana w taki sposób, aby uczestnikom spotkania zapewniała komfort i możliwość skupienia się. Sala konferencyjna, w której odbywają się szkolenia musi także zapewnić jak najlepszy dostęp do prezentowanych materiałów i umożliwić swobodną interakcję uczestników z osobą prowadzącą. Jak urządzić salę konferencyjną na szkolenia?
Niezbędnym wyposażeniem sali konferencyjnej są meble, takie jak stół konferencyjny oraz krzesła dostosowane do gabarytów pomieszczenia oraz liczby uczestników szkolenia lub innego spotkania. Cała przestrzeń powinna uwzględnić przede wszystkim komfort przebywających w niej osób, biorąc pod uwagę długość spotkań, które mogą trwać wiele godzin w ciągu jednego dnia. Możliwość zmiany aranżacji w zależności od charakteru spotkania to ważny atut mebli konferencyjnych. Użycie dostawki do stołu konferencyjnego, możliwość zestawiania stołów, zapewnia tworzenie dowolnych konfiguracji sali.
Blat stołu konferencyjnego najczęściej ma kształt prostokąta, także z wyoblonymi brzegami lub owalu. Takie kształty są uniwersalne i pozwalają zmieścić jak największą ilość osób przy jednym stole. Rozwiązanie to zapewnia stworzenie klasycznego układu konferencyjnego, czyli składającego się z jednego, lub kilku połączonych ze są stołów, otoczonych krzesłami. Taki układ dobrze sprawdza się podczas firmowych narad, tzw. “burzy mózgów”, szkoleń i spotkań z klientami.
Innym rozwiązaniem, często stosowanym podczas szkoleń i prezentacji jest ustawienie rzędów krzeseł zwróconych w jednym kierunku – do podium, sceny, czy mównicy. Dzięki temu każdy z uczestników znajduje się na wprost osoby prowadzącej i ma taki sam widok na ekran. Układ teatralny pozwala na maksymalne zagospodarowanie przestrzeni, zwłaszcza w przypadku dużej liczby uczestników.
Podczas spotkań biznesowych stosuje się także układ w kształcie litery U, który dobrze sprawdzi się podczas szkoleń, spotkań pracowniczych oraz biznesowych. Uczestnicy widzą siebie nawzajem, a osoba prowadząca może do każdego z nich podejść stając bezpośrednio twarzą w twarz. Dodatkowo, szerokość blatu i przestrzeń dla każdego uczestnika spotkania jest większa, niż w przypadku pracy przy jednym, wspólnym stole.
Niezależnie od ustawienia, stół konferencyjny powinien być odpowiednio szeroki, aby umożliwić każdemu uczestnikowi prowadzenie notatek oraz pracę na laptopie. Pomieszczenie sali konferencyjnej na szkolenia warto uzupełnić o mini bar, czyli stolik kawowy, na którym można ustawić ekspres do kawy, czy drobny catering. Podobną rolę może pełnić blat komody, która dodatkowo pomieści artykuły biurowe niezbędne do przeprowadzenia szkolenia (kartki A4, długopisy, notesy), suchy prowiant (kawa, herbata ciastka), a także sprzęty (przedłużacz, projektor). Te ostatnie powinny być zamykane na klucz.
Krzesła konferencyjne powinny cechować się wygodą a także odpowiednią prezencją. Obok stołu, to najważniejszy element wyposażenia sali konferencyjnej na szkolenia i inne spotkania z pracownikami oraz klientami firmy. Nie mniej istotna jest ich trwałość i jakość wykonania. Odpowiednio wyprofilowane siedziska i wysokość dostosowana do wysokości blatu zapewnia komfort podczas bardzo długich nieraz spotkań. Przede wszystkim, krzesła konferencyjne muszą charakteryzować się lekkością i umożliwiać swobodne, ciche przesuwanie. Wskazane jest, aby siedziska krzeseł konferencyjnych były dość miękkie, a cała ich bryła umożliwiała wsunięcie krzesła pod blat stołu.
Design mebli do sali szkoleniowej, choć jest mniej istotny niż ich funkcjonalność, można stworzyć poprzez indywidualny dobór kolorów, kształtów i materiałów, z jakich są wykonane. Zastosowanie klasycznych i nowoczesnych form dobrze sprawdzi się w każdym pomieszczeniu.
W sali szkoleniowej należy zadbać o niezbędny sprzęt, taki jak ekran, projektor multimedialny, flipchart, a także odpowiednie nagłośnienie, oświetlenie, dostęp do internetu i odpowiednie rozmieszczenie gniazdek. Taki wyposażenie to standard każdej sali konferencyjnej.
To, jak przygotować salę konferencyjną do szkolenia – choć wydawałoby się proste, należy dobrze przemyśleć. Odpowiednia wielkość stołu, ilość i rodzaj krzeseł, a także możliwość modyfikacji mebli pod kątem układu, w zależności od charakteru spotkania i liczby jego uczestników to czynniki, które należy wziąć pod uwagę aranżując pomieszczenie.