Bezpieczna recepcja – jak ją wyposażyć i o czym pamiętać?
Aranżując biurową recepcję warto pamiętać, że nie jest to „poczekalnia”, czy zwykłe miejsce pracy biurowej. To właśnie na recepcji goście, klienci, czy kontrahenci mają pierwszy kontakt z firmą i marką. Dlatego też warto zadbać o to miejsce i urządzić je w taki sposób, aby nie tylko było wygodnym miejscem pracy, ale również robiło odpowiednie wrażenie na odwiedzających biuro osobach. Należy również pamiętać, że w dobie pandemii koronawirusa, praca na recepcji wiąże się ze zwiększonym ryzykiem zakażenia przez kontakt z wieloma osobami, trzeba więc zwrócić uwagę na bezpieczeństwo. Jak zatem urządzić elegancką i bezpieczną recepcję?
Recepcja – ergonomiczne miejsce pracy
Na początek należy zastanowić się w jakiej pozycji będzie pracował recepcjonista – siedzącej czy stojącej? W takich miejscach, jak hotele, w większości przypadków pracownicy przyjmują gości w pozycji stojącej. W niektórych biurach może być wymagane, aby na stojąco rozmawiać z gośćmi, a pozostałe zadania wykonywać w pozycji siedzącej. W jeszcze innych placówkach będziemy mieć do czynienia tylko z pracą siedzącą. W zależności od tego trybu, recepcjonista powinien mieć do dyspozycji niskie i wysokie lady recepcyjne, które pomogą mu w zachowaniu komfortowej pozycji i zagwarantują możliwość swobodnej rozmowy z gościem.
W przypadku pracy biurowej, administracyjnej i przy komputerze niezbędne będzie zapewnienie wygodnego biurka z dużym blatem, aby nie brakowało przestrzeni do pracy. Recepcjoniści często pracują z dużą ilością dokumentów, dlatego też do biura powinniśmy dopasować wygodne szafki z szufladami, najlepiej zamykane na kluczyk, dla zachowania bezpieczeństwa przechowywanych materiałów. Bardzo istotnym elementem wyposażenia będzie wygodny fotel biurowy, z możliwością regulacji, zagłówkiem i wsparciem odcinka lędźwiowego kręgosłupa. Pamiętajmy, że praca na recepcji często wiąże się ze zmianami 12-godzinnymi, dlatego też miejsce pracy musi być jak najbardziej komfortowe.
Dla zachowania bezpieczeństwa pracy podczas pandemii COVID-19 recepcja i pracująca w niej osoba powinni być oddzieleni od przychodzących do biura gości. W tym przypadku najlepiej sprawdzą się przezroczyste płyty plexi. Możemy je umieścić na ladzie recepcyjnej, z zachowaniem przestrzeni do przekazywania dokumentów, czy innych drobnych przedmiotów. Płyta plexi zabezpieczy pracownika przez zakażeniem koronawirusem drogą kropelkową, gdyby w biurze pojawiła się chora osoba. Do oddzielenia lady recepcyjnej możemy również wykorzystać przepierzenie szklane. Z pewnością jest to rozwiązanie bardziej eleganckie, ale jednocześnie droższe i trudniejsze w montażu.
Aby recepcjoniści czuli się bezpiecznie, warto również wyznaczyć linię przed ladą recepcyjną, przy której powinni stawać przybyli goście. Pomoże to w zachowaniu bezpiecznej odległości między osobami. Linia powinna być wyznaczona minimum 1.5 metra od lady recepcyjnej. Takie utrzymanie bezpiecznej odległości nie zawsze będzie możliwe, jednak warto trzymać się tej zasady tak często, jak to możliwe.
Komfortowa praca na recepcji
Wiemy już zatem, że kluczowym miejscem na recepcji jest wygodna i dostosowana lada recepcyjna. Aby jeszcze bardziej oddawała ona charakter firmy, można zakupić mebel w firmowym kolorze lub ozdobić ją odpowiednim logo. Każdy odwiedzający będzie wiedział, że trafił do odpowiedniego miejsca, a całość będzie prezentować się bardzo elegancko. Ze względu na bezpieczeństwo nie zapominajmy o zapewnieniu płynów do dezynfekcji rąk, a także rękawiczek i maseczek jednorazowych.
Aby zapewnić bezpieczeństwo materiałów firmowych, na recepcji powinien znajdować się sejf, w którym pracownik może przechowywać pieniądze, karty firmowe, czy ważne i poufne dokumenty. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, które niweluje stres u pracownika wywoływany możliwością kradzieży, czy zagubienia dokumentów.
Niezależnie od tego, na jakie elementy wyposażenia ostatecznie postawimy, pamiętajmy, aby wszystko stanowiło spójną całość. Zachowanie umiaru w dekoracjach pomoże w utrzymaniu estetyki. Jeśli wybierzemy nowoczesne meble w jednej kolorystyce, czy z jednej linii, z pewnością otrzymamy eleganckie biuro, będące najlepszą wizytówką naszej firmy.