Co zrobić, aby twoi klienci czuli się komfortowo w biurze?
Aranżując przestrzeń biurową warto pamiętać, jak ogromne znaczenie w biznesie ma pierwsze wrażenie. Pozytywne impresje pomogą nam zapewnić nie tylko rozmowy, działalność firmy, czy pracownicy, ale również wygląd i wyposażenie naszego biura. Warto zadbać o to, aby klienci i kontrahenci kojarzyli nasze przedsiębiorstwo w jak najlepszy sposób, tym samym budując pozytywny wizerunek przyciągający kolejnych klientów, a także wartościowych pracowników.
Projektując biuro warto zadbać o poczucie wygody i komfortu, zarówno w przestrzeniach dla pracowników, pomieszczeniach wspólnych, jak i tych, w których będziemy przyjmować gości. Nie bez znaczenia będzie również właściwa obsługa klienta, na najwyższym poziomie. Należy pamiętać, że chociaż jedna negatywna opinia może mieć ogromny wpływ na działalność firmy i możliwość zdobywania nowych klientów. W obecnych czasach informacje i opinie rozprzestrzeniają się w bardzo szybkim tempie, głównie za sprawą Internetu i mediów społecznościowych.
Pracownicy – obsługa klienta
Sposób komunikacji, nawiązywania relacji i przyjmowania gości w siedzibie firmy ma ogromne wrażenie. Jedno nieodpowiednie zachowanie może zaprzepaścić nawet całą potencjalną współpracę. Rozmowy z pracownikami, ich empatia i sposób rozwiązywania spraw może sprawić, że zyskamy wielu nowych klientów lub stracimy ich sporą liczbę. Relacje międzyludzkie mają ogromny wpływ na prowadzenie biznesu. Mogą nawet zniwelować niezbyt dobre wrażenie wywołane produktem, datą realizacji zamówienia, czy wysyłką. Istotnym jest, aby klient w relacji z przedstawicielem firmy czuł się komfortowo i bezpiecznie.
Nie bez znaczenia będzie strój pracowników, który powinien być dostosowany do sytuacji, ale również charakteru firmy, szczególnie, gdy przyjmujemy gości w samym biurze. Innego stroju będziemy spodziewać się od pracownika kancelarii notarialnej, a innego od członka zespołu agencji reklamowej, czy marketingowej. Ważnym jest, aby strój stanowił harmonijną całość, spójną z naszą działalnością.
Wyposażenie biura – sale konferencyjne
To właśnie w salach konferencyjnych najczęściej odbywają się spotkania z klientami i kontrahentami. Źle zaaranżowana sala, bez wygodnych i eleganckich mebli, a także działającego sprzętu AV może wpłynąć na pojawienie się negatywnych opinii na temat firmy. Nudne monotonne pomieszczenie, bez odpowiedniego układu mebli, wprowadza poczucie bałaganu i chaosu.
W przypadku tego typu pomieszczeń duże znaczenie będzie miała kolorystyka. To właśnie kolory potrafią wywołać odpowiednie emocje, a także wpłynąć na ogóle samopoczucie. Specjaliści mówią, że pomieszczenia biurowe powinny być urządzane z jasnych, ciepłych barwach, ponieważ sprawiają one, że pokoje są bardziej przytulne. Jeśli decydujemy się na mocne kolory musimy pamiętać, aby nie przesadzić z ich ilością. Jedna ściana, dywan, czy dodatki sprawią, że pomieszczenie będzie stylowe, ale nieprzesycone jaskrawymi lub intensywnymi kolorami.
Po wyborze kolorystyki możemy przejść do doboru odpowiednich mebli biurowych. W sali konferencyjnej z pewnością powinien znaleźć się stół i krzesła. Dobrym wyborem jest stół z możliwością zmniejszenia lub zwiększenia blatu, a także posiadające dodatkowe udogodnienia, jak przepusty kablowe, czy mediaboxy. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy ze sprzętem komputerowym. Niweluje nieporządek na blacie spowodowany plątaniną kabli. Krzesła konferencyjne powinny być, przede wszystkim, wygodne, czyste i estetyczne. Z pewnością sprawdzą się te z podłokietnikami.
Wyposażenie sali konferencyjnej również musi sprawiać, że goście będą czuli się komfortowo. Trudno jest wybrać taki styl wnętrza, który będzie pasował każdemu, ponieważ jest to sprawa bardzo indywidualna. Inaczej jest w przypadku wygody. Większość z nas lubi spędzać czas w estetycznych, wygodnych wnętrzach, szczególnie, gdy praca wymaga skupienia i koncentracji.
Temperatura w biurze a komfort
Kwestią niezwykle istotną jest temperatura panująca w pomieszczeniu. I nie chodzi tutaj tylko o skrajne miesiące letnie i zimowe, gdzie mamy do czynienia z bardzo wysoką lub bardzo niską temperaturą powietrza. O komfort termiczny należy dbać przez cały rok. Zapewnienie odpowiedniej temperatury sprawi, że wszystkie spotkania i negocjacje będą przebiegać w znacznie przyjemniejszej i komfortowej atmosferze.
Jednym z najbardziej popularnych rozwiązań jest montaż klimatyzacji w całym biurze. W nowoczesnych biurowcach jest to właściwie standardem i nikt już nie wyobraża sobie wybudowania takiego budynku bez zamontowanej klimatyzacji. Dzięki niej możemy utrzymać stałą temperaturę w biurze, dogodną dla wszystkich obecnych. Warto jednak pamiętać, że o klimatyzację trzeba dbać w odpowiedni sposób, czyszcząc ją i wymieniając filtry. Jednak może się okazać, że klimatyzacja to nie wszystko, szczególnie, gdy okna biura są ulokowane od strony nasłonecznionej. W takim przypadku sprawdzą się przesłony okienne – zewnętrzne lub wewnętrze, bądź po prostu eleganckie zasłony. Ważnym jest, aby takie osłony odbijały promienie słoneczne, ograniczały lub blokowały ich dostęp do pomieszczenia.